Ситуация в медицинском бизнесе (многопрофильных медцентрах, специализированных клиниках, стоматологиях, косметологиях, ветклиниках) довольно распространенная.
Вы инвестируете десятки миллионов рублей в современное оборудование, рассчитываете на рост выручки, новые направления и конкурентные преимущества, а оборудование собирает пыль практически не используется в кабинетах. Проходит несколько месяцев и становится очевидно: оборудование есть, кредиты выплачиваются, амортизация начисляется, персонал получает зарплату… А пациентов нет. В результате дорогостоящий актив, который должен приносить деньги, превращается в источник постоянных расходов.
Проблема обостряется, когда собственники начинают искать проблему не там, где она находится на самом деле. Одни обвиняют маркетинг. Другие считают, что ошиблись с выбором оборудования. Третьи делают вывод, что рынок не готов к новой услуге. Тем временем практика показывает: проблема почти всегда лежит в системе управления клиникой.
Если оборудование простаивает, оно обходится клинике слишком дорого. Вы продолжаете нести издержки: амортизацию, лизинговые платежи, проценты по кредитам, зарплату персонала, расходы на обслуживание, сервисные контракты, а выручки при этом нет. И чем дороже оборудование, тем дороже каждый день его простоя. Поэтому собственнику важно смотреть на эффективность его использования.
Для этого существуют конкретные метрики.
Шаг 1. Первое, что нужно узнать: каков потолок возможностей
Невозможно оценить эффективность оборудования, если неизвестна его проектная мощность. Вы можете знать, сколько исследований выполнили за месяц, но почти никто не знает, сколько исследований вы могли бы выполнить. А именно здесь находится ответ на вопрос о потерянной прибыли.
Для начала необходимо определить плановую мощность оборудования. То есть понять, сколько часов в день оно способно работать с учетом обязательных технологических перерывов.
Например, КТ работает в клинике 12 часов в день.
Но часть времени неизбежно уходит на:
- запуск оборудования;
- калибровку;
- санитарную обработку;
- технические проверки;
- перерывы персонала.
В результате остается около 10 часов чистого рабочего времени. Это и есть плановая мощность аппарата.
Шаг 2. Измерьте реальную загрузку
После расчета проектной мощности появляется возможность измерить реальную загрузку.
Загрузка оборудования = (Фактическое время работы ÷ Плановое время работы) × 100%
Если аппарат может работать 10 часов, а используется только 5 часов в день, его загрузка составляет 50%. Если используется 8 часов — 80%. Если показатель стабильно превышает 90%, это уже сигнал к расширению мощности, увеличению сменности или покупке второго аппарата. Но гораздо чаще проблема находится на другом полюсе ― дорогостоящее оборудование загружено лишь на 20–30%, и именно здесь начинают теряться миллионы рублей прибыли.
При расчете загрузки операционной есть нюанс: необходимо учитывать не только время операции, а весь процесс, который включает подготовку операционной, проверку оборудования, работу анестезиологической бригады, проведение операции, выведение пациента из наркоза, уборку и стерилизацию. Например, при двенадцатичасовом рабочем дне реальное операционное время может составлять всего девять часов. Если средняя операция занимает два часа, максимальная производительность составит четыре-пять операций в день. Реалистичная цель — три-четыре операции ежедневно.
Шаг 3. Проанализируйте причины низкой загрузки
Самая распространенная ошибка — считать, что низкая загрузка оборудования связана исключительно с недостаточным количеством пациентов. Всё гораздо интереснее.
Представим ситуацию. В клинике установлен современный аппарат КТ. Загрузка — всего 35%. Первая реакция собственника — увеличить рекламный бюджет. Но после анализа выясняется, что проблема вовсе не в рекламе, а в том, что в клинике отсутствует цельная система, которая увязывает финансовую модель и реальные процессы.
В результате этого:
— Врачи на используют возможности клиники, чтобы оказать помощь пациентам, и редко назначают исследования.
— Отсутствуют внутренние маршруты пациентов, нет контроля назначений.
— Не используются возможности перекрестных направлений между специалистами.
Оборудование, установленное непосредственно в кабинетах специалистов, ― отдельная категория, которая требует особого внимания. Во многих клиниках они используются значительно ниже своих возможностей, потому что никто не контролирует связь между диагнозом пациента и назначением процедуры.
Допустим, по медицинским стандартам большинству пациенток определенной группы показана кольпоскопия. Если аппарат используется только в 20% случаев вместо ожидаемых 70%, руководителю необходимо разобраться в причинах.
Возможны разные варианты, почему врач не назначает исследование: не владеет методикой, не видит необходимости или не мотивирован использовать оборудование? Также наряду с этим в клинике может отсутствовать контроль выполнения стандартов.
Что делать, если врач мало использует оборудование?
- Посмотреть нозологическую структуру потока.
- Выделить диагнозы, при которых по стандартам должны выполняться те или иные манипуляции.
- Сравнить с фактическим количеством выполненных процедур.
- Задать врачу прямой вопрос: почему вы не используете оборудование, которое у вас есть?
Если врач не выполняет план, это не всегда «плохой врач». Причинами могут быть:
- Слабый входящий поток (проблема маркетинга и записи).
- Ошибки в расписании (врач есть, а пациентов не ставят).
- Неправильно установленная длительность приема.
- Проблемы с ценообразованием (услуги слишком дешевые для этого уровня).
Особенности направления (узкий специалист с низким спросом).
Планы и финмодель ― это в первую очередь инструмент для руководителей. Ваша задача — выстроить систему так, чтобы врач естественным образом выходил на нужный уровень выручки. Создать ему поток, обеспечить удобное расписание, дать инструменты продаж (клинические протоколы, скрипты), мотивировать не кнутом, а понятной и прозрачной системой оплаты.
Вывод
Анализ загрузки оборудования позволяет оценивать не только эффективность инвестиций, но и качество организации лечебного процесса.
Для каждого дорогостоящего актива необходимо регулярно отслеживать:
- плановую мощность;
- фактическое время работы;
- процент загрузки;
- количество выполненных процедур;
- динамику по месяцам;
- выручку на единицу оборудования.
В большинстве случаев простаивающее оборудование — это индикатор более глубокой проблемы. Низкая загрузка почти всегда говорит о нарушении бизнес-модели, ошибках маршрутизации пациентов, слабой работе с врачебными назначениями, некорректной системе мотивации или отсутствии рабочей системы привлечения и удержания пациентов.
Поэтому некорректен вопрос: «Как загрузить аппарат?». Правильный вопрос звучит иначе: «Почему пациенты, которым показана эта услуга, не доходят до оборудования?» Ответ на него невозможно найти интуитивно. Его показывают только цифры.
Внедрить систему и разобраться в цифрах вам помогут эксперты Медицинского Корпоративного Университета.
